秘書基礎知識。
秘書の役割/秘書の分類/秘書の心得/秘書の資質/秘書技能検定試験とは
秘書の役割
秘書とは、社長や重役など企業のトップや、議員、高度な専門職に就いている人たちが本来の業務に集中できるように補佐をする仕事です。
秘書は、民間企業の秘書室から、国会議員や政治家、外資系企業、大使館、大学、研究所、病院、法律事務所など、必要とされる分野は幅広くあります。
秘書の仕事内容は、スケジュール管理や出張手配、電話の取次ぎや来客の対応、ビジネス文書の作成、受発注の管理や、情報収集、資料収集や整理、会議・会合等の準備など、非常に広範囲に及びます。
また、上司の業務を円滑に進める上で、上司の健康管理や身の回りの世話を行う事も秘書の重要な役割です。上司の健康管理に配慮して、定期的に健康診断の予定を組み込んだり、スケジュールを過密にしないように余裕をもたせたり、日常の健康状態を把握しておき体調の変化にも気を配らなければなりません。
また、上司のかかりつけの病院や主治医を知っておくことも必要です。
秘書が上司に意見を述べる事は原則として許されませんが、例外として上司の健康管理についてや、上司から意見を求められた時、上司のミスが仕事に悪影響を及ぼす時などは、秘書が上司に意見を述べる事も必要となる場合があります。その際、秘書としての立場をわきまえて、提案するといった形で謙虚な表現を心がけて慎重に意見を述べる事が必要です。
秘書の分類
秘書は、所属する形態によって位置づけや仕事内容が多少異なってきます。
所属形態は以下のように分類されます。
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個人付き秘書
どの部門にも所属せずに、特定の上司の専属として補佐を行います。 - 秘書課（秘書室）所属秘書
秘書課（秘書室）に所属し、秘書課長（室長）を中心として、社長や専務などトップマネジメント（企業の経営管理組織の最上層部）について補佐を行います。 - 兼務秘書
上司と同じ部署に所属し、その部署の本来の業務を行いながら、部長や課長などミドルマネジメント（中間管理層・中間管理職）について、補佐を行います。 - チーム付き秘書
特定のプロジェクトチームや研究部門などについて、チームの運営の補佐を行います。
また、秘書は補佐する形態によっても、以下のように分類されます。
直接補佐型秘書（参謀型・ブレーン型）
秘書課長（室長）や政治家の秘書などの上級秘書に見られる形態で、専門的知識をもって上司の業務全般の補佐を行い、上司の代理を務めることもあります。
間接補佐型秘書（副官型）
日本の一般秘書に多く見られる形態で、上司の身の回りの世話や雑務などを行い、上司の本来の業務をサポートします。
秘書の心得
秘書と言えば、一般的に華やかなイメージが強いと思いますが、実際は「縁の下の力持ち」的な存在で、上司の陰で仕事をサポートする事がメインになります。
上司のサポート役であることを心得る
秘書が上司の前へ出る事は許されず、あくまでも上司の陰で仕事が円滑に進むようにサポートし、それにより会社に貢献するのが秘書の役割であること自覚します。
上司からの信頼を得る
仕事に関する知識を備えるとともに、上司の人間性を理解した上で行動する事が必要です。
上司から指示された業務に正確にこなす
自分自身の勝手な判断をすることなく、上司の考えを正確に理解して仕事をする事が大切です。
期日は必ず守り、複数の仕事が重なる場合は優先順位を上司に確認をとります。
上司の雑務を代わりに行う
上司の指示がなくてもできる仕事は進んで行います。
上司の考えに合った行動をする
異動や配置換えなどで上司が変わった際には、必ず新しい上司の考えをまず確認し、それにあわせて行動をする事が大切です。
秘密厳守する
日頃より資料や文書などをきちんと管理し、他の人の目にふれないように整理整頓しておきます。
また、パソコンの管理も十分に行う必要があります。
機密事項について理解し、他言は決してしないようにします。
自己管理をしっかりと行う
仕事に穴をあけないように、健康や体調管理はしっかりと行わなければなりません。一時の感情に惑わされず、どのような相手にも柔軟に対応できるよう、感情のコントロールをする事も求められます。決められた時間を守る事はもちろんのこと、時間を有効に活用し効率よく仕事をこなせるよう時間の管理する事も必要です。
秘書の資質
秘書は、上司の陰の支えとして裏方に徹し、上司がスムーズに仕事を行えるように幅広い業務をこなさなければならず、誰でも出来る仕事ではありません。
秘書として求められる資質。
- 秘書の立場をわきまえ、補佐役に徹する事が出来る
- 上司の指示を正しく理解し、実行する事ができる
- 判断力・記憶力がよい
- 機転が利かせて、要領よく仕事をこなす事が出来る
- 他の人に気配りが出来る
- 几帳面で身だしなみがきちんとしている
- 礼儀正しく、きちんとした敬語が使える
- 機密を守る
- 責任感が強い
- 明るく信頼できる人柄である
- 情緒が安定している
- 協調性をもち、人と積極的に交流を図ることができる
秘書技能検定試験とは
秘書技能検定試験は、複数ある秘書に関する資格の中で最も人気のある試験です。
秘書技能検定試験には、1級、準1級、2級、3級があります。中でも準1級と2級は、厚生労働省の「若年者就職基礎能力支援事業（YES-プログラム)」において、企業が求める能力を備えている事を証明する資格であると認定されています。
この検定の目標は人柄を育てる事であり、正しい言葉遣いや態度、明るい表情、機敏な動作など、社会人として備わっているかを判定されます。
試験の概要
- 受験資格
年齢・性別・学歴など一切制限がなく、誰でも受験できます。 - 試験日程
毎年2月、6月、11月の年3回実施されます。ただし、2月の試験は2級と3級のみです。 - 申込期間
試験日の約2ヶ月前から1ヶ月前までの1ヶ月間で、年によって変更になる場合もあるので確認しておく事をお勧めします。 - 試験会場
地域ごとにブロック化され、個人申し込みの場合は希望するブロックを選択する事が出来ます。 - 合格通知
試験の約1ヶ月後、本人宛に通知が届きます。
試験の出題範囲
- 各級とも出題範囲は共通になっています。
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秘書の資質
秘書の業務は上司の身の回りの世話など補佐役であり、上司や上司の業務について理解し、気配りや臨機応変な対応ができる能力が問われます。 - 職務知識
上司が業務に専念できるように、秘書が行うべき業務やその具体的な方法についての知識が問われます。 - 一般知識
社会人としての一般常識や、ビジネス用語や会社組織の構造について問われます。 - マナー・接遇
秘書に求められるマナーや言葉遣い、電話や来客の対応などについての知識が問われます。 - 技能
上司のスケジュール管理や会議の準備、文書の作成など、秘書に必要な事務処理に関する能力が問われます。
試験の出題形式
- 1級は記述式のみで、筆記試験と2人1組で15分程度の面接試験があります。
- 準1級は、選択問題が50％、記述式が50％となり、筆記試験と3人1組で約10分間の面接試験があります。
- 2級、3級は筆記試験のみで、選択問題が90％、記述式が10％となっています。