秘書の基本業務
秘書の定型業務
秘書の業務で、日常的に携わる業務を定型業務（日常業務）と言います。
定型業務の内容は以下のようになります。
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上司の身の回りの世話
・上司の出勤・退社・外出時の車の手配
・上司の勤務時・外出時・会議時・会合時のお茶・食事の手配
・上司の健康管理（健康診断の手配、主治医やかかりつけの病院の把握、日常の健康状態の変化のチェック）
・私的な交際に関する手配
・税金や保険などの出納事務 - スケジュール管理
・年間・月間予定表などの作成・管理・調整
・翌日の予定の確認 ・面会予約の受付及びその調整 - 環境整備
・上司が使用するオフィスや応接室の清掃・整理整頓 ・室内の冷暖房や照明・換気の管理
・消耗品や備品等の整備・補充 - 電話・接遇の対応
・上司の面会予約の受付・調整
・来客の受付・取次ぎ・案内・見送り
・来客へのお茶・お菓子のサービス
・上司宛の電話の対応・取次ぎ
・上司がかける電話の中継ぎ
・各種連絡・問合せ業務 - 会議・会合業務
・会議の計画や会場選び
・会議の開催案内の作成
・資料の作成と保管
・出席者への連絡
・会場の準備・片付け
・議事録の作成 - .出張業務
・日程や必要資料の作成
・交通機関の選定、切符等の手配
・宿泊先の手配
・旅費清算等の経理事務
・社内外関係者への連絡 - .文書業務
・社内外文書の作成
・郵便物の受け取り・発送
・原稿の清書・校正
・各種文書の整理・管理 - 経理業務
・出張費の精算
・接待交際費の精算・管理
・伝票管理
・上司の加盟団体への会費の納入
・手形・小切手の取り扱い - 交際業務
・冠婚葬祭の電報やお祝い、香典などの用意と手配
・お中元・お歳暮など季節の贈答品の手配 - 情報収集・管理
・資料の作成・整理・保管・廃棄
・名刺の整理
・データ管理
これらは、上司の指示がなくても様々な面に配慮しながら、効率よく積極的にこなす事が求められます。
秘書の非定型業務
秘書の通常の業務以外で、予想外の緊急の出来事に対応する業務を非定型業務といいます。
秘書は、不測の事態でも冷静な判断力と迅速な対応が求められます。
通常の業務に関する非定型業務
- 予定外の来客の対応
上司の所在は明らかにせず、客の用件を聞き、上司の指示に従って対応します。 - 新人教育
秘書課全体の仕事を円滑に進めるためにも、新人教育は重要になります。よい手本になるように言葉使い、話し方など十分に気をつけながら指導を行います。 - 急な残業や出張
基本的に上司の指示に従い、私用があっても出来る限り仕事を優先します。どうしてもはずせない大切な私用の場合は上司に相談する事も可能です。 - マスコミの取材の対応
突然予告なしにマスコミから取材を受けた場合、会社の一員であることを自覚して冷静に対応しなければなりません。意見を求められても、「私にはわかりかねます」と言うように回答を避けるようにします。 - 配置換えによる引き継ぎ
上司がかわり前任の秘書から引き継ぎを受ける場合、定型業務以外にも新しい上司の人柄や嗜好、仕事のやり方や特徴などについても詳しく確認しておきます。異動してきた上司についても仕事内容や考え方などの確認をとっておきます。 - 盗難・紛失
上司や秘書課長にすぐ報告し、指示を仰いで行動します。被害の内容を調べて、警察に捜査を依頼します。
不測の事態への対応
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急病
上司の急病の場合、病院・主治医・上司の家族・会社・秘書課長へ速やかに連絡します。
上司の家族の急病の場合は、速やかに上司に連絡します。
上司のスケジュールに変更が必要な場合は、関係各所に連絡します。
上司のかかりつけの病院・主治医などを把握しておいたり、応急処置の知識を身につけたり、救急薬品を常備しておくなど、普段から緊急時に備えておく事が必要です。 - 事故
救急や病院、上司の家族、会社、秘書課長へ速やかに連絡します。
上司の家族が事故にあった場合は、速やかに上司に連絡します。
上司のスケジュールに変更が必要な場合は、関係各所に連絡します。 - 災害
地震や火災、台風、洪水などが発生した場合、消防署へ連絡し、人命第一に考えて来客を優先して避難誘導します。
上司の指示に従って重要なものを持ち出します。 - 不法侵入者
暴力組織、不審者などが押しかけてきた場合、防犯ベルを押し警備室に連絡します。
緊急時の対策を日頃から備えておいたり、訓練をしておくことが重要です。