事務的な業務
文書業務
秘書は業務で扱う様々なビジネス文書の種類や目的などを理解し、効率よく処理する事が求められます。
文書の種類
- 社内文書
社内宛てに連絡事項をまとめた文書で、報告書、通達、稟議書、議事録、企画書、始末書、出張報告書、届出文書、回覧文書などの種類があります。時候の挨拶などは省略し、「です、ます」調で箇条書きや図などを用いて、わかりやすく簡潔にまとめる事が基本です。 - 社外文書
社外の企業宛に発信する公的な文書で、礼儀的表現や言葉使いなどに配慮しなければなりません。時候の挨拶や決められた用語は正しく使用し、伝える内容は的確にわかりやすくまとめます。 - 社交文書
比較的秘書が作成するケースの多い文書で、紹介状、招待状、案内状、お礼状、挨拶状、慶弔状、見舞い状、断り状などの種類があります。挨拶状やお礼状などは、手書きの方が望ましい文書もあり、秘書が代筆するケースもよくあります。
文書の受信業務
上司宛のたくさんの郵便物をそれぞれの種類にあわせて対処します。「親展」｢書留」「秘扱い」「私信」などの文書は、開封せずにそのまま上司に渡し、それ以外の文書は開封して重要度や緊急度などで仕分けします。必要に応じてメモや資料を添えて上司に渡すなど、機転を利かして対応します。
文書の発信業務
上司の指示により、文書の清書や発送は日常業務で多くあります。宛名や料金間違いなどないように気をつけ、また重要文書などは特に慎重に取り扱うようにします。重要な社外文書は書留にして、郵便の種類、送り先、送付日などを控えておきます。
｢親展」｢秘」「儀礼的文書」は、封の上に手書きで〆か、緘の印を押すようにします。封はステープラー（ホッチキス）ではなく、必ずのりを使用します。上司の私信の場合は、郵便局で受領印をもらって保管しておきます。
文書のファイリング
必要・不要などに分けて処理した文書は、後々わかりやすいように相手先別、主題別、形式別などによって分類して保管します。「バーチカル・ファイリング」という縦に書類を収納する整理方法が日本の企業で一般的によく使われています。「バーチカル・ファイリング」は、書類に穴を開けずにフォルダーに挟んで収納し、文書の追加や取出しが容易で、またフォルダーが薄いので場所をとらないという特徴があります。古くなった書類は移し換えて保管し、さらに使わなくなった物は置き換えて保存し、所定の保存年数を過ぎた物は破棄します。
情報収集
法律の改正、業界や市場の傾向、新製品や新開発技術など、上司の業務に必要な情報や役に立つ情報を、忙しい上司に代わって集め、資料として使用しやすいように管理する事も秘書の重要な業務の一つです。
情報となる基本資料
- 新聞や雑誌
- カタログ・パンフレット
- 関係者からの聞き取り情報
- インターネット
他社や官公庁のサイトなど、業務に関係する様々なサイトより手軽に情報収集できます。 - 列車時刻表
列車の時刻だけでなく、航空便や宿泊施設なども調べる事ができます。 - 会社年鑑
有名会社の概略や役員名などがわかります。 - 専門書
会社や上司の業務に関する名簿や事典、関係図書などを上司の意向に沿って揃えておきます。 - 会社四季報
全上場企業などの現住所や代表者名、業績や株価などを調べる事ができます。
情報の管理・保存方法
- 新聞は翌日分、雑誌は次号が届いてから必要な情報を切り取り、台紙に貼って紙名や誌名、日付など必要事項を記入し、フォルダーに入れて保管します。
- 雑誌などは自社発行のもの以外は保存期間を決めて、期間を過ぎたものは処分します。
- カタログやパンフレットは、最新のものをバーチカルファイリングで保管し、古いものは処分します。
- 自社のカタログ等は、問合せなどの際に必要になるので古いものの処分せずに保管しておきます。
- パソコンで資料などの情報を管理する際は、必ずバックアップをしておき、情報が消えてしまわないように備えておくことが重要です。
経理事務
経費の精算など、経理業務は頻繁に行うことが多い業務です。会社によって経理に関する規定がありますが、一般的に会社の指定の伝票に領収書を添付して会社の経費として精算します。 経費とはいえ、浪費する事がないように重要度・必要度の高いものを予算内で収まるように調整する事も秘書の重要な仕事になります。
主な経理業務
- 上司の移動などにかかる交通費の精算
- 出張費や旅費の精算
- 来客用のお茶菓子やお弁当などにかかる代金の精算
- 社外会議の際の会場代の精算
- 業務に関わる参考図書や雑誌の購入の際の精算
- あいさつ状などの切手代の精算 ・上司の接待交際費の精算
- 上司が所属する団体の会費の納入
- 備品や消耗品の購入の際の精算
機密保持
秘書は会社や上司に関する機密事項に接する機会が多くあり、機密事項が外部に漏れることがないように細心の注意を払わなければなりません。何が機密事項にあたるのか、それが外部に漏れた場合、会社にどのような影響があるのか理解し、機密事項に関わっている事も明らかにしないようにしなければなりません。
機密事項にあたる事柄
- 上司の個人情報や業務内容、スケジュール
- 会社の新しいプロジェクトに関する情報
- 発表前の人事異動に関する情報
- 社員の個人情報 ・顧客情報
機密保持に関する注意点
- 重要書類などを取り扱う際に席を離れる時は、他の人の目に触れないように引き出しにしまうようにします。
- 書類等をコピーする際は必要枚数のみコピーし、ミスした場合は必ずシュレッダーにかけるようにします。
- コピー後は、原稿をコピー機に置き忘れないように気をつけます。
- 書類の受け取りや受け渡しは確実に行います。
- 社内のことや業務に関することは、外部はもちろん社内の同僚や家族にも話さないようにします。
- 重要書類や社名入り封筒などはむやみに持ち歩かないようにします。
- 重要書類をどうしても持ち歩かないといけない場合は無地の封筒に入れます。
- パソコンに重要書類を保存する場合は、パスワードを設定するなどセキュリティーを徹底するようにします。
- パソコンには部外者を近づけないようにします。
- 機密事項に関して聞かれても、知りうる立場にないと言う事を示します。