上司の雑務
オフィスの環境整備/スケジュール管理/上司の身の回りの世話/出張・旅行の準備
オフィスの環境整備
上司が仕事をやりやすい環境、来客を快く迎えられるような環境を常に整えておく事は秘書の重要な仕事の一つです。
日常の環境整備
・時計の時間、カレンダーの日付は正確に合わせておきます。
・上司の机上の備品の整理整頓をし、備品や消耗品に不足があれば補充します。
・客が帰ったら、テーブルの上を片付け、書類などの置忘れがないか確認します。
採光・照明等の管理
・全体を照らす照明の明るさは適度に抑え、部分照明や間接照明などで作業がしやすい明るさに調節します。
・照明の光が直接目に入ると疲れやすいので、照明の配置にも気をつけます。
・自然光は、強い日差しが入りすぎないようにカーテンやブラインドなどで光の量を調節します。
防音対策
・ドアにドアチェックをつけて、開閉時の騒音を軽減します。
・二重窓や厚手のカーテン、吸音材などで、周囲からの騒音を防ぎます。
・部屋の広さに合わせて、電話の着信音の音量は調節します。
室温調節
・基本的には夏は25〜28℃、冬は20℃を目安に、体感温度や上司の好みに合わせて調節します。また、エアコンからの風が直接あたらないように配慮する事も大切です。
色彩の調節
・応接室などにはクリーム色などの暖色系を使い、会議室や上司の仕事場などには、緑や茶色などの落ち着いた色を使うとよいとされています。
・絵画や生花、観葉植物などをおいて、明るく季節感のある空間を演出する事も大切です。
オフィスレイアウト
・上司の机は出入り口からみえないような奥の場所で、秘書と対面にならないような配置にします。
・上司の机の向きは、手元が暗くならないように窓が左か後ろになるようにします。
・来客にすぐ対応できるようにする為、秘書の机は出入り口がよく見える位置にします。
・応接セットは、上司の机に近い位置に配置し、来客が座った際に秘書と対面にならないように気をつけます。
スケジュール管理
上司のスケジュール管理も、秘書の重要な仕事の一つです。
上司が無理なく効率的に業務を遂行できるように配慮してスケジュールを組むことが重要です。毎朝、一日の予定の確認の打ち合わせを上司と行い、変更がないか確認し、秘書が受けた予定は必ず上司に報告します。
上司が直接受けた予定がある時は、秘書がスケジュールの調整を行います。急な予定変更にも柔軟に対応し、変更の際は必ず上司の確認をとることが重要です。ダブルブッキングにならないように十分気をつけてください。アクシデントの際は勝手に判断せず、上司に報告し判断を委ねます。
多忙なスケジュールをスムーズに遂行できるよう、予定表を作成すると良いでしょう。予定表には年間、月間、週間、日々などの種類があり、その中で上司の業務や忙しさなどにあった予定表を作成します。
年間予定表
創立記念日、入社式、株主総会、定例役員会、取引先の行事など、あらかじめ日程がわかっていて変更の可能性が少ない主要行事を1年間にわたって記入します。
月間予定表
主要行事プラス、会議、会合、出張、宴会、訪問、面会などを決定している範囲で、具体的に1ヶ月ごとの予定を記入していきます。
週間予定表
スケジュール管理の基本となる予定表で、1週間単位の予定を時間や場所など決まっている事の詳細を記入します。
日々予定表（日程表）
一日の予定の詳細を把握する為の予定表で、その日の予定を時間、分単位で記入します。また、備考欄などに詳しい行動予定や出発時間、持参する資料などを記入しておくとよりわかりやすくなります。
予定表は上司と相談の上、わかりやすいものを作成し、コピーして上司と秘書一部ずつ持つようにします。月間や週間予定表を上司の関係部署に配布する際は、詳しい予定やプライベートな予定などの記入は避けるなどの配慮が必要になります。予定変更は上司への報告、予定表の変更はもちろんのこと、関係先への連絡を忘れないように気をつけてください。
上司の身の回りの世話
上司が集中して仕事に取り組めるように、上司に代わって上司の身の回りの雑務を行う事も秘書の大切な役目です。
上司によっては、細やかな身の回りの世話を好まない人もいるので、上司のタイプにあわせて対応する事が重要なポイントです。
1.上司の出勤・退社・外出時の車の手配をする。
2.上司の勤務時・外出時・会議時・会合時の食事の手配をしたり、お茶を用意する。
3.上司の健康管理を行う。
定期的に健康診断を手配や通院の予約をしたり、日常の健康状態の変化にも気をくばらなければなりません。また、主治医やかかりつけの病院の把握しておくと、緊急時の対応に役立ちます。
4.上司のプライベートに関する世話、プライベートな買い物、上司が所属する会などの会費の支払い、家族からの伝言を上司に伝える事もあります。
5.上司の交際に関する雑務・冠婚葬祭の電報やお祝い、香典などの用意と手配をする。
- 結婚式への出欠席の連絡をする
- お中元・お歳暮など季節の贈答品の手配をする
- 年賀状・暑中見舞い・転任の挨拶状などの用意をする
- 会合などの出欠席の連絡する
- 頂いた贈り物への礼状の作成し相手に送る
- 接待に使う場所を選び、予約する
出張・旅行の準備
上司の出張や旅行の際は、日程前後のスケジュール調整、出張・旅行の準備や精算などを行います。
- 出張の際は、相手先のスケジュール調整などを確認し、上司と日程の確認をします。
- 必要に応じて持参する資料等を作成します。
- 上司の希望なども考慮して、交通手段を決めてチケット等の手配をします。
- 宿泊先は上司の希望を優先して決めますが、初めて訪れる場所の場合は相手先担当者などにアドバイスもらうと決めやすくなります。
- 上司の行動予定表を作成します。
交通手段の詳しい発着時間、宿泊するホテル等の連絡先などを明記しておき、コピーして社内の関係者や上司の家族に渡しておきましょう。
- チケット、必要資料、現金、行動予定表、名刺、相手先へのお土産、健康保健証、身の回り品などを準備しておきます。
- 上司が出張中は、留守中の記録をとっておき、一日一回上司に連絡をしその日の報告をします。必要な場合は指示を仰ぎ対応します。指示された業務を優先的に行い、また、空いた時間を無駄にせず普段出来ない業務をこなしておきます。
- 出張・旅行後は、上司の留守中の出来事を報告し処理します。
- 出張・旅行にかかった費用等の経理業務を行います。