秘書代行基礎知識
秘書代行サービスとは
“秘書代行サービス”という言葉から、どのようなイメージを持たれるでしょうか。
秘書とは社長のスケジュール管理から社長への電話の応対などをこなすビジネスサポートのプロですね。しかし、本来の秘書の仕事を代行してくれるサービスは近年ニーズが高まりつつあるサービスなのです。
一般的に秘書代行とは、狭義である“電話代行”を指すことが多いのです。
秘書代行サービスとは
一般的に秘書代行は２つのタイプに分けることができます。
代行業者が電話番号を貸し出し、電話応対は依頼主が行なうタイプと、依頼主の所にかかってきた電話をボイスワープサービスを使って転送し、オペレーターが依頼主の会社名で電話応対をするタイプです。
前者は東京の一等地にオフィスがあると見せかけることもできる、俗に言う逆転送と呼ばれるものです。
後者は、コールセンター型電話代行と呼ばれ、逆にこちらは電話応対のプロであるオペレーターが対応するタイプです。
ビジネスチャンスを活かす
ビジネスにとって最も重要な基本業務は電話応対・電話受付です。絶好のビジネスチャンスを逃さないためにも、電話には必ず対応したいものです。しかし、かかってくる電話を気にしてオフィスから離れないわけにもいきません。そこで、活躍するのが秘書代行なのです。
最近は“お客様に掛かってきた電話を代わりに受け、オペレーターが依頼主の会社事務員として電話応対するサービス”が必要になってきています。
秘書代行の効果
秘書代行を利用するメリットは、単に不在時の電話応対のみではありません。欧米のハイクラスなビジネスマンは、たとえ会社にいても、仕事効率を優先させたい時や必要のない電話に出たくない時などにも留守番電話を利用しています。同じことをマシンボイスではなく、きちんと応対してくれるサービスでビジネスを進めるのも１つの手段です。
秘書（電話）代行のしくみ
秘書代行とは、秘書や電話受付の人間を雇っていない、あるいは雇えない方に代わって電話の応対を代行するサービスです。会社に秘書や受付がいるイメージは、その会社の信用度・ブランド力を高める働きがあります。秘書や受付を雇わないからといって携帯電話に転送していては、大事な話の最中に電波が届かなくなる・周りの雑音が相手に聞こえてしまう等、相手に良い印象を与えません。携帯電話への転送は格別仲の良い方との電話に絞るなどをして、ビジネスとプライベートを使い分けるのが一流のビジネスマンと言えるでしょう。